Telefonisch onthaal

De telefoon is vaak de belangrijkste toegangspoort voor een bedrijf. Meestal heb je een bediende die vooral inkomende oproepen doorschakelt of beantwoordt. Zodra die schakel wegvalt (verlof,  ziekte, deeltijds statuut, opleiding…) ondervind je fikse hinder.

Optie 1. De doe-het-zelf methode

  • Schakel bijkomende onthaalbedienden in (is er werk genoeg? )
  • Zet het antwoordapparaat aan (houden je klanten daar wel van?)
  • Laat iemand inspringen (die wordt er ook niet vrolijk)
  • Zet de nachtbel aan (lange wachttijden gegarandeerd)
  • Voer een “geen middagpauze” beurtrol in (’s middags alleen eten is nooit leuk)

Optie 2. De professionele flexibiliteit van Filad

  • Schakel automatisch door naar Filad als de onthaalbediende afwezig is. Je klanten worden professioneel geholpen en je bedrijf is  liefst 50 uur* per week bereikbaar.
  • Dit kan permanent, voor enkele dagen of slechts tien minuten. Ideaal dus voor tijdens de lunchpauze, voor en na de werkuren, ’s zaterdags of op brug- en snipperdagen.
  • We beantwoorden alle vragen met de glimlach en volledig  volgens afspraak. We schakelen door naar de meest geschikte medewerker binnen jouw bedrijf of we sturen je meteen een bericht. Zo kan jij er goed voorbereid het gepaste gevolg aan geven.

Vakantiepermanentie

Ook tijdens de collectieve sluiting of verlofperiode wil je bereikbaar blijven voor klanten en prospecten. Zowel via mail als telefoon.  Toch een medewerker laten opdraven of thuis permanentie geven? Daar zit meestal niemand op te wachten.

Optie 1. De doe het zelf methode

  • Laat de baas alle telefoons opnemen (Vakantie heeft die toch niet nodig)
  • Zet het antwoordapparaat aan (je klant heeft nog niet genoeg problemen)
  • Een beurtrol (hou jij vandaag de wacht aan de telefoon?)
  • De gsm (klanten en leveranciers aan de lijn op vakantie = weg vakantie!)
  • De ‘out of office’ e-mail (altijd een ontgoocheling)

Optie 2. De professionele flexibiliteit van Filad

  • Schakel je telefoonnummer automatisch door.  Dit kan wanneer jij dat wil. Voor de duur van jouw vakantie,  een brugdag, een teambuilding …. 
  • Je bedrijf blijft zo 50 uur per week* bereikbaar en je klanten worden ook tijdens het verlof professioneel geholpen
  • We helpen hen met de glimlach volgens de ‘best practices’ die we samen hebben uitgewerkt
  • We noteren bestellingen, schakelen door naar de technicus van dienst of sturen berichten door  volgens de gemaakte afspraken
  • Intussen bouwen we een expertise op voor jouw bedrijf, waardoor op vakantie gaan voortaan nog eenvoudiger wordt

Agendabeheer

De telefoon is nog steeds een onmisbare link tussen jou en je cliënten of patiënten. Maar er zijn ook nadelen. Begin je stilaan op een populaire teleconsulent te lijken, maar is dit niet je core business? Kan je niet altijd opnemen en laat niemand een bericht achter?

Optie 1. De doe-het-zelf methode

  • Schakel je huisgenoten in om de telefoon op te nemen (op hoop van zegen)
  • Zet het antwoordapparaat aan (niet populair bij patiënten en cliënten)
  • Laten rinkelen (…Ze bellen wel terug!)
  • Neem geen vakantie, word niet ziek en rust niet uit (er is toch leven na de dood)

Optie 2. De professionele flexibiliteit van Filad

  • Kies voor het flexibele telefonisch onthaal van Filad en combineer dit met een gepersonaliseerde online afsprakenagenda.
  • Schakel automatisch door naar je nummer bij Filad op de momenten waarop je ongestoord wil werken of in consultatie bent. Dat kan voor slechts tien minuten, de hele dag of permanent.
  • Je cliënten of patiënten kunnen meteen hun afspraak regelen en je bent 50 uren* per week bereikbaar. Zonder gestoord te worden.

Mailboxbeheer

In de info@-mailbox van je bedrijf komt zowat van alles binnen.Vaak is er slechts één verantwoordelijke om snel en gepast te reageren op alle vragen van klanten en prospecten. Dit probleem wordt nog nijpender als die persoon afwezig is.

Optie 1. De doe-het-zelf methode

  • Laat de klanten wachten (dit blijft niet ongestraft)
  • Extra personeel aanwerven (budget speelt geen rol? Doen!)
  • Ledig de box zonder te antwoorden (wel erg tijdsefficiënt)

Optie 2. De professionele flexibiliteit van Filad

  • Door de info@ box te forwarden naar het Filad-team krijg je terug greep op de communicatiestroom. Iedere mail wordt inhoudelijk bekeken en krijgt een eerstelijns behandeling.
  • Filad verstuurt documentatie of een gepersonaliseerde antwoordmail, verzorgt maatwerkbijlagen, suggereert verkooppunten…
  • De mails die door jouw bedrijf moeten beantwoord worden, sturen we onmiddellijk door
  • Invulformulieren, die je per mail ontvangt via je website of een externe site, verwerken we tot een op maat gemaakt databestand.
  • Alle mails krijgen uiterlijk de eerstvolgende werkdag*  een gepast antwoord. Je klant voelt zich gerespecteerd en je bedrijf krijgt een professioneel imago.
  • Jouw commerciële dienst krijgt de ruimte om zich te blijven focussen op de interacties met de hoogste toegevoegde waarde.

Documentatiedienst

Geef jij consumenten de mogelijkheid om online folders of catalogussen te bestellen? Zodra je een aanvraag ontvangt, zorg je er best voor dat alle documentatie de eerstvolgende werkdag verstuurd wordt. Net daar knelt het schoentje. Door de vele aanvragen, kan de binnendienst vaak niet volgen, waardoor klanten veel te lang moeten wachten op hun informatie.

Optie 1. De doe het zelf methode

  • Laat alle andere taken vallen (Dat kan je welgeteld één dag doen)
  • Stel folders alleen digitaal beschikbaar (enig idee hoe die uit de printer rollen)
  • Werf extra personeel aan (budget speelt geen rol? Doen!)
  • De dealer moet dat maar doen (kent de consument jouw dealer wel? 
  • De consument moet maar wachten (langer wachten is minder smachten)

Optie 2. De professionele flexibiliteit van Filad

  • Zodra er een aanvraag binnenkomt zorgt Filad ervoor dat jouw folders of brochures meteen op de post gaan. Jouw eigen klantendienst kan zich zo concentreren op B2B-klanten, terwijl wij de consument helpen
  • Je interne commerciële dienst krijgt de ruimte om zich te focussen op de klantenactiviteiten met de hoogste toegevoegde waarde
  • Wij verwerken telefonische informatieverzoeken, maar ook vragen per mail, brief, coupon o via het internet.  
  • De consument krijgt de mogelijkheid om 50 uur per week* zijn vragen te stellen. Zo haal je meer rendement uit je marketingcampagnes en ,om je over als een performant bedrijf. 
  • Wij bezorgen je volgens afspraak het adressenbestand, zodat je voortaan over actuele data beschikt. 

Reserveren

Inschrijvingen verwerken voor een seminarie, opleiding, workshop, opendeurdag, cursus of voordracht zorgt voor veel werklast. Van de aanvraag tot de bevestiging, al dan niet met een betaling en een fysiek ticket. Dit proces verloopt niet zelden via parallelle informatiestromen die op elkaar inwerken en waar meerdere diensten bij betrokken zijn.

Optie 1. De doe-het-zelfmethode

  • Laat alle andere taken vallen (dat kan je welgeteld één dag doen)
  • Leg een lijst aan en turf (veel werk, veel vijven en zessen)
  • Extra personeel aanwerven (speelt budget geen rol? Doen!)

Optie 2. De professionele flexibiliteit van Filad

  • Alle reservaties worden geregistreerd in ons reservatieprogramma. Van de registratie over de bevestiging, de aanvraag tot betaling, de registratie van de betaling, tot en met het verzenden van de tickets en bijhouden van aanwezigheidslijsten.
  • Wij verwerken de telefonische reservaties 50 uren per week*. Online ticketing kan 24/24op de voor jouw bedrijf gepersonaliseerde bestelpagina op onze website.  (www.ticketserv.be
  • Door de intuïtieve applicatie en de perfect afgestemde informatiestroom ervaren klanten jouw professionalisme.
  • Je interne commerciële dienst  of personeelsdienst krijgt de ruimte om zich te blijven focussen op de interacties met een hoogste toegevoegde waarde.

Telefonische klantendienst

Consumenten bellen je regelmatig op om documentatie te ontvangen of om het adres van een verkooppunt te weten. Uiteraard vinden ze alles op je website maar toch zijn er mensen die veel liever bellen. Dat zorgt niet zelden voor een overbelasting van de klantendienst.

Optie 1. De doe-het-zelfmethode

  • Laat alles zoals het nu is (aangezien je dit leest, zoek je wellicht een andere oplossing)
  • Geef consumenten geen kans op contact (een zappende klant zoekt niet, hij vertrekt!)
  • Werf extra personeel aan (speelt budget geen rol? Zeker doen!)
  • De dealer moet dat maar doen (Kent de consument jouw dealer wel?)

Optie 2. De professionele flexibiliteit flexibiliteit van Filad

  • Schakel jouw infonummer automatisch door of kies voor een marketingnummer (type 0800 of 070 of 0900). De consument krijgt de mogelijkheid om 50 uur per week* zijn vraag te stellen.
  • Omdat het onze hoofdopdracht is om te informeren, te documenteren, dealeradressen door te geven, stalen op te sturen… haal je een hoger rendement uit je marketingcampagnes. Wij bezorgen je alle bruikbare informatie over de reacties en voeden je klantenbestand met interessante data. 
  • Jouw interne commerciële dienst krijgt meer tijd om campagnes met een hoog rendement uit te werken en zich te focussen op de klantenactiviteiten met de hoogste toegevoegde waarde.
  • Door dit geregeld te doen, bouwen we een expertise op over je bedrijf en producten, waardoor  jouw consumenten te woord staan heel eenvoudig wordt.

Besteldienst

Beschik je over een online bestelmodule? Toch heeft niet iedereen altijd toegang tot zijn computer. Klanten bellen je vaak op om informatie te vragen en bestellingen door te geven. Vaak gaat het over kleinere klanten of particulieren. Je helpt ze verder, maar deze gesprekken zijn vaak storend voor andere taken en klanten.

Optie 1. De doe het zelf methode

  • Reserveer een personeelslid (die doet dan lekker niets anders)
  • Verplicht klanten om alleen online te bestellen (daag, omzet!)
  • Een meerprijs voor telefonische bestellingen (dito!)

Optie 2. De professionele flexibiliteit van Filad

  • Wij beantwoorden jouw telefonische oproepen gedurende 50 uur per week*.  Je klant krijgt de productinformatie, wij noteren de bestellingen
  • Dit kan rechtstreeks in jouw online bestelmodule of via een link in je bestelprogramma. 
  • De bestelling komt meteen terecht in je normale facturatie- en leveringsprocedure.
  • Jouw interne commerciële dienst  krijgt zo de ruimte om zich te blijven focussen op de contacten met de grotere klanten en projectklanten. 
  • Dankzij de tandem online bestellen en Filad krijgen je klanten alle aandacht die ze verdienen.

Een samenwerking met het Filad-team geeft je op zijn minst de volgende troeven:

  • Grote flexibiliteit in personeelsplanning
  • Permanente back-up in geval van nood
  • Vlotte vervanging bij verlof of ziekte
  • Snel inzetbare extra hulp in drukke periodes
  • Gespecialiseerd in klantencontacten
  • Ruime expertise en knowhow
  • 50 uren per week ter beschikking van jouw klanten
Maak een afspraak